La transformación digital sigue avanzando en todos los sectores, y la factura electrónica es uno de los grandes protagonistas de este cambio. Con la llegada de 2025 y la entrada en vigor de una nueva normativa en España que establece la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y empresas, es fundamental entender cómo funciona este sistema y los beneficios que ofrece.
Pero, ¿a quién afecta exactamente esta medida? ¿Desde cuándo es obligatoria? ¿Qué plazos hay para adaptarse? Desde Legatik te ofrecemos una guía completa sobre la nueva obligación de facturación electrónica que entrará en vigor en 2025.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento con la misma función que una factura tradicional, pero que se genera, se envía y se conserva en formato digital.
Para que tenga validez legal, debe cumplir con ciertos criterios, como utilizar un formato estructurado, y asegurar su autenticidad mediante una firma digital o sistemas de intercambio autorizados.
La razón principal para establecer su obligatoriedad es combatir el fraude fiscal y la evasión de impuestos.
Gracias a la digitalización, la Agencia Tributaria puede supervisar con mayor precisión las operaciones comerciales, lo que reduce el riesgo de facturación falsa o ingresos no reportados.
Con esto también se pretende optimizar la gestión administrativa, disminuir los costes operativos y facilitar la contabilidad tanto para autónomos como para empresas.
¿Qué normativa regula la factura electrónica?
La obligación de utilizar la factura electrónica se recoge en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, que fue aprobada en septiembre de 2022. Esta ley tiene como uno de sus objetivos fomentar la digitalización del tejido empresarial y luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Uno de los puntos clave de esta ley es que establece el uso obligatorio de la factura electrónica entre empresas y autónomos en todas sus relaciones comerciales, independientemente del sector o del tamaño de la empresa.
¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?
La medida afecta a:
- Empresas (personas jurídicas) que realicen operaciones comerciales con otras empresas o autónomos.
- Trabajadores autónomos (personas físicas) que vendan bienes o presten servicios a otras empresas o autónomos.
Es importante destacar que la factura electrónica será obligatoria en todas las relaciones B2B (business to business). Es decir, entre profesionales y empresas, no en las ventas a consumidores finales (B2C) donde seguirá siendo válida la factura en papel o digital convencional.
Del mismo modo, los autónomos y empresas no están obligados a emitir facturas electrónicas en los siguientes casos:
- Operaciones realizadas con entidades situadas fuera del territorio español.
- Emisión de facturas simplificadas, siempre que se cumplan ciertas condiciones establecidas en el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.
¿Desde cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La implantación obligatoria de la factura electrónica se realizará de forma progresiva durante un periodo de entre uno y dos años tras la aprobación del nuevo reglamento de facturación, es decir, entre 2024 y 2026.
En la actualidad, las empresas que prestan servicios o venden productos a las administraciones públicas ya tienen la obligación de emitir facturas electrónicas.
Por otro lado, las empresas y los autónomos que emitan facturas a otros profesionales deberán adaptarse según su volumen de facturación:
- Finales de 2024 o inicios de 2025: si la facturación anual supera los 8 millones de euros.
- Finales de 2025 o comienzos de 2026: si sus ingresos no superan los 8 millones.
Asimismo, los autónomos que actúen como personas físicas tendrán que comenzar a comunicar el estado de sus facturas a sus proveedores entre finales de 2026 y comienzos de 2027.
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Beneficios de la factura electrónica
La implantación de la factura electrónica obligatoria en 2025 no solo responde a un marco legal, sino que aporta numerosas ventajas tanto para empresas grandes como para autónomos. Entre los beneficios destacan:
- La reducción los costes administrativos y de gestión
- La mayor agilidad en el proceso de facturación y cobro
- El menor riesgo de errores humanos en la contabilidad
- El mayor control sobre el ciclo de facturación, con registro detallado de las facturas enviadas y recibidas.
- La facilitación de la lucha contra el fraude fiscal y la morosidad
- La disminución del uso de papel, favoreciendo prácticas más sostenibles y respetuosas con el medioambiente.
Por todo ello, aunque al principio pueda suponer un cambio organizativo, la factura electrónica se presenta como una oportunidad para mejorar la eficiencia del negocio.
¿Cómo prepararse para la factura electrónica obligatoria?
Si aún no has empezado el proceso de adaptación, este es un buen momento para hacerlo. Aquí van algunos pasos clave:
- Evalúa tu situación actual: ¿Emites facturas electrónicas? ¿Tienes un software adecuado?
- Escoge una solución tecnológica: Existen numerosos programas de facturación que permiten emitir y recibir facturas electrónicas cumpliendo con la ley.
- Forma a tu equipo: es fundamental que quienes gestionan la contabilidad comprendan el nuevo sistema.
- Comienza a emitir facturas electrónicas voluntariamente: adelantarte a la obligatoriedad te dará una ventaja competitiva.
- Consulta con un asesor fiscal o contable si tienes dudas sobre cómo implementar el sistema en tu negocio.
¿Qué consecuencias puede tener no cumplir con la factura electrónica?
El incumplimiento de la legislación sobre facturación electrónica en España puede acarrear sanciones económicas que van desde los 300 euros hasta los 6.000 euros por trimestre, en función de la gravedad y recurrencia de la falta de notificación de las facturas electrónicas. En definitiva, estas penalizaciones pueden alcanzar cantidades elevadas.
En resumen, la factura electrónica obligatoria en 2025 es un paso firme hacia la modernización del tejido empresarial español. Aunque supone un cambio importante, especialmente para los autónomos y pequeñas empresas, también representa una oportunidad para digitalizar procesos, ahorrar costes y mejorar el control financiero.
Si tienes un negocio y emites facturas a otras empresas o profesionales, no dejes que este cambio te afecte. Desde Legatik podemos ayudarte a adaptar tu empresa a un entorno más digital, eficiente y transparente. ¿A qué esperas? ¡Llámanos!
